Votre organisme est conforme à la norme ISO 9001 et vous souhaiter intégrer à votre système, le référentiel Qualiopi des organismes de formation.
Comment procéder pour ne pas créer deux systèmes indépendants, mais un système intégré équilibré ?
Le Référentiel National Qualité, également connu sous la marque Qualiopi, est structuré autour de sept critères et 32 indicateurs. Cette organisation vise à assurer la qualité des prestations des organismes de formation en France.
La Structure de Haut Niveau (High Level Structure, HLS) est une structure universelle adoptée par l’ISO pour harmoniser les normes de systèmes de management. Elle comprend dix articles principaux :
1. Domaine d’application
2. Références normatives
3. Termes et définitions
4. Contexte de l’organisme
5. Leadership
6. Planification
7. Support
8. Fonctionnement
9. Évaluation des performances
10. Amélioration
Cette structure facilite l’intégration de différentes normes de management au sein d’une organisation.
Bien que le Référentiel National Qualité ne soit pas explicitement basé sur la HLS, il partage des similitudes avec cette structure. Par exemple, des critères tels que l’adaptation des prestations aux publics bénéficiaires, l’adéquation des moyens pédagogiques et techniques, ainsi que l’évaluation des performances, reflètent des éléments présents dans la HLS.
Comparaison entre Qualiopi et la HLS :
Cette comparaison montre que, bien que Qualiopi et la HLS aient des structures et des terminologies différentes, leurs objectifs en matière de management de la qualité présentent des similitudes. Les deux cadres mettent l’accent sur la compréhension du contexte de l’organisme, le leadership, la planification, le support, le fonctionnement, l’évaluation des performances et l’amélioration continue.
Ainsi, même sans une correspondance directe, le Référentiel National Qualité intègre des principes comparables à ceux de la HLS, favorisant une approche cohérente de la qualité et du management au sein des organismes de formation.
Exemple de référentiel Qualiopi - ISO9001 (HLS)
Voici une version détaillée de chaque chapitre du référentiel Qualiopi-ISO 9001 adapté au format HLS, avec des formulations normatives conformes au style ISO (exemple : « L’organisme doit… »).
Chapitre 4 : Contexte de l’organisme
4.1 Compréhension de l’organisme et de son contexte
• L’organisme doit déterminer les facteurs externes et internes pertinents qui influencent sa capacité à atteindre les résultats attendus des actions de formation.
• L’organisme doit surveiller et examiner régulièrement ces facteurs contextuels pour s’assurer de leur prise en compte dans son système de management.
4.2 Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées
• L’organisme doit identifier les parties intéressées pertinentes pour ses activités (bénéficiaires, financeurs, autorités) et déterminer leurs besoins et attentes.
• Ces besoins et attentes doivent être intégrés dans les processus de réalisation des prestations.
4.3 Détermination du périmètre du système de management
• L’organisme doit définir clairement le périmètre d’application du système de management, incluant toutes les prestations couvertes par Qualiopi.
• Toute exclusion doit être justifiée et documentée.
4.4 Système de management de la qualité
• L’organisme doit établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de management intégrant les exigences Qualiopi et ISO 9001.
• Il doit déterminer les processus nécessaires, leurs interactions et les critères d’efficacité.
Chapitre 5 : Leadership
5.1 Leadership et engagement
• La direction doit démontrer un engagement fort envers le système de management de la qualité et le référentiel Qualiopi.
• Elle doit :
• Veiller à ce que les objectifs qualité soient alignés avec les besoins des parties intéressées.
• Promouvoir l’approche processus et l’amélioration continue.
5.2 Politique qualité
• La direction doit établir une politique qualité qui :
• Inclut un engagement à respecter les exigences du référentiel Qualiopi.
• Fournit un cadre pour établir des objectifs qualité mesurables.
• Est communiquée et comprise à tous les niveaux de l’organisme.
5.3 Responsabilités et autorités dans l’organisme
• L’organisme doit définir les rôles, responsabilités et autorités nécessaires pour s’assurer que le système de management est conforme.
• Un responsable qualité ou équivalent doit être désigné pour coordonner l’application des exigences Qualiopi et ISO.
Chapitre 6 : Planification
6.1 Actions face aux risques et opportunités
• L’organisme doit identifier les risques et opportunités liés à la conformité Qualiopi et à l’atteinte des objectifs qualité.
• Il doit planifier des actions pour atténuer les risques et saisir les opportunités, en surveillant leur efficacité.
6.2 Objectifs qualité et planification pour les atteindre
• L’organisme doit établir des objectifs qualité qui :
• Sont cohérents avec la politique qualité.
• Incluent des indicateurs liés aux critères Qualiopi (satisfaction, taux d’insertion).
• Sont mesurables et surveillés régulièrement.
Chapitre 7 : Support
7.1 Ressources
• L’organisme doit déterminer et fournir les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs qualité, y compris :
• Les infrastructures (locaux, matériel pédagogique).
• Les ressources humaines compétentes.
7.2 Compétences
• L’organisme doit s’assurer que son personnel possède les compétences nécessaires pour réaliser les prestations conformément aux exigences Qualiopi.
• Il doit planifier des formations régulières pour maintenir ces compétences.
7.3 Sensibilisation
• L’organisme doit s’assurer que son personnel est sensibilisé :
• Aux objectifs qualité.
• À l’importance de la satisfaction des bénéficiaires.
7.4 Communication
• L’organisme doit établir des processus de communication interne et externe pour :
• Transmettre les informations liées aux exigences Qualiopi.
• Recueillir les retours des bénéficiaires et des parties intéressées.
7.5 Informations documentées
• L’organisme doit établir et tenir à jour des informations documentées, incluant :
• Le manuel qualité.
• Les procédures de suivi Qualiopi.
• Les fiches de satisfaction et de non-conformités.
Chapitre 8 : Réalisation des activités opérationnelles
8.1 Planification et maîtrise des prestations
• L’organisme doit planifier et mettre en œuvre les prestations conformément aux besoins des bénéficiaires et aux exigences des financeurs.
8.2 Relations avec les bénéficiaires
• L’organisme doit déterminer et respecter les exigences des bénéficiaires.
• Il doit assurer un suivi personnalisé et un accompagnement adapté.
8.3 Conception et développement des prestations
• L’organisme doit concevoir des prestations adaptées aux publics cibles.
• La conception doit inclure une validation des objectifs pédagogiques et une prise en compte des contraintes spécifiques.
8.4 Maîtrise des prestations externalisées
• L’organisme doit s’assurer que les prestataires respectent les exigences Qualiopi et ISO.
• Il doit surveiller la qualité des prestations externalisées.
8.5 Production et fourniture des prestations
• L’organisme doit planifier, surveiller et contrôler la réalisation des formations pour garantir leur conformité.
Chapitre 9 : Évaluation des performances
9.1 Surveillance, mesure et évaluation
• L’organisme doit surveiller la satisfaction des bénéficiaires à l’aide d’indicateurs :
• Taux de réussite.
• Taux d’insertion professionnelle.
• Ces données doivent être analysées pour identifier des axes d’amélioration.
9.2 Audit interne
• L’organisme doit planifier des audits internes réguliers pour vérifier la conformité au système Qualiopi et ISO.
9.3 Revue de direction
• La direction doit effectuer des revues périodiques pour évaluer :
• Les résultats des audits.
• Les retours des bénéficiaires.
• La pertinence des objectifs qualité.
Chapitre 10 : Amélioration
10.1 Généralités
• L’organisme doit identifier les opportunités d’amélioration continue pour répondre aux besoins des bénéficiaires.
10.2 Non-conformité et actions correctives
• L’organisme doit documenter et traiter les non-conformités identifiées.
• Des actions correctives doivent être mises en place pour prévenir leur réapparition.
10.3 Amélioration continue
• L’organisme doit utiliser les résultats des évaluations pour ajuster ses processus et améliorer ses prestations.
Conclusion
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